Dữ liệu căn nhà cho thuê nên gồm năm nhóm: pháp lý và chủ quyền, thông số căn nhà, hiện trạng lúc bàn giao, hợp đồng cùng chứng từ tài chính, và lịch sử vận hành. Pháp luật không bắt cá nhân cho thuê phải công khai danh mục nào, nên bộ hồ sơ này chủ nhà phải tự dựng lấy.

Lý do cần dựng sớm rất đơn giản: mọi tranh chấp về tiền cọc, hư hỏng hay tiền thuê cuối cùng đều quy về việc bên nào giữ được bằng chứng. Không có hồ sơ thì bên đúng vẫn có thể thua.

Một căn nhà cho thuê cần những dữ liệu gì?

Dữ liệu căn nhà cho thuê gồm những nhóm nào?

Năm nhóm dưới đây bao trọn vòng đời cho thuê, từ lúc rao tin tới khi thanh lý hợp đồng. Mỗi nhóm phục vụ một mục đích riêng nên không thay thế cho nhau được.

Nhóm dữ liệu	Gồm những gì	Dùng để làm gì
Pháp lý và chủ quyền	Giấy tờ sở hữu hoặc giấy tờ nhận chuyển nhượng, văn bản uỷ quyền nếu cho thuê hộ	Chứng minh chính chủ, tránh bị mạo danh
Thông số căn nhà	Diện tích, số phòng, tầng, hướng, năm bàn giao, danh mục nội thất	Viết tin đăng và đối chiếu mặt bằng giá
Hiện trạng bàn giao	Biên bản, ảnh có mốc thời gian, chỉ số điện nước đầu kỳ	Căn cứ khấu trừ hoặc hoàn cọc khi trả nhà
Hợp đồng và tài chính	Hợp đồng, phụ lục, tiền cọc, lịch thanh toán, chứng từ chuyển khoản	Kê khai thuế và xử lý khi chậm trả tiền
Lịch sử vận hành	Các kỳ thuê, thời gian trống, sự cố và lần bảo trì	Định giá lại và rút ngắn thời gian chờ khách

Cho thuê nhà có bắt buộc phải có sổ không?

Không bắt buộc. Khoản 2 Điều 160 Luật Nhà ở 2023 xếp cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ và uỷ quyền quản lý vào nhóm giao dịch không yêu cầu phải có Giấy chứng nhận, khác với mua bán hay tặng cho.

Đổi lại, các điều kiện khác vẫn giữ nguyên: nhà không có tranh chấp, không bị kê biên, không thuộc diện thu hồi hay phá dỡ, đồng thời phải bảo đảm chất lượng và an toàn cho bên thuê, có đủ hệ thống điện, cấp nước, thoát nước và vệ sinh môi trường.

Cũng cần phân biệt: danh mục thông tin bắt buộc công khai trước khi đưa bất động sản vào kinh doanh chỉ áp dụng cho doanh nghiệp, không áp dụng cho cá nhân cho thuê nhà riêng lẻ.

Dữ liệu về người thuê có lưu chung được không?

Không nên gộp, vì hai loại chịu quy tắc khác nhau. Hồ sơ căn nhà là tài sản thông tin của chủ nhà, còn thông tin người thuê là dữ liệu cá nhân, chịu điều chỉnh của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ ngày 1/1/2026.

Nghĩa là khi lưu giấy tờ tuỳ thân hay số điện thoại của khách thuê, chủ nhà cần có sự đồng ý, nêu rõ mục đích và tôn trọng quyền yêu cầu xoá của họ. Tách riêng hai kho ngay từ đầu sẽ đỡ rắc rối về sau.

Ranh giới khi dùng dữ liệu khách thuê được phân tích trong bài AI có thể giúp chủ nhà tìm đúng khách thuê?.

Hỏi Nhanh

Căn hộ chưa có sổ hồng thì cho thuê được không?

Được, vì cho thuê không thuộc nhóm giao dịch bắt buộc có Giấy chứng nhận. Chủ nhà nên giữ hợp đồng mua bán và biên bản bàn giao của chủ đầu tư để chứng minh quyền sử dụng.

Ảnh hiện trạng nên chụp vào lúc nào?

Chụp ngay trong buổi bàn giao, có mặt cả hai bên, kèm ảnh chỉ số điện nước và các vị trí đã có sẵn hư hỏng, rồi gửi lại cho người thuê để cùng xác nhận.

Nên lưu hồ sơ trong bao lâu sau khi hết hợp đồng?

Nên giữ hợp đồng và chứng từ tài chính ít nhất vài năm để phục vụ đối chiếu thuế, còn dữ liệu cá nhân của người thuê cũ thì nên xoá khi không còn mục đích sử dụng.

Nên dựng bộ hồ sơ này khi nào?

Thời điểm tốt nhất để gom dữ liệu căn nhà cho thuê là trước khi đăng tin, vì lúc đó thông tin còn đầy đủ và chưa chịu sức ép thời gian. Trên Revoland, chủ nhà có thể lưu toàn bộ thông tin căn nhà vào tin đăng và quản lý danh sách nhiều căn ở cùng một nơi, thay vì mỗi lần cho thuê lại đi tìm giấy tờ từ đầu.

Revoland News